Виды и функции документов. Основные функции документа. Правовая функция документа

Деятельность человека во все времена представляла собой системный процесс, направленный на достижение определенных целей. При этом деятельность человеческая существенно отличается от животной. Поведение наших меньших братьев в большинстве случаев координируется только инстинктами. В свою очередь, человек работает на основе сознания, путем обработки информации. С течением времени человеческое мышление претерпевало изменение. Это существенно повлияло на способы и методы обработки, фиксации информации. В данных аспектах появилось большое количество формализма.

Помимо того, весомый вклад в механизм человеческой работы с информацией внесло развитие государственного строя и, конечно же, право. Все представленные факторы привели к тому, что одним из главных источников фиксации информации и её отображения стали документы. Многие люди ошибочно полагают, что документами называются лишь письменные источники каких-либо ведомостей. Это далеко не так, потому что представленный способ фиксации информации имеет более широкое значение, а также большую систему функций, о чем пойдет речь далее в статье.

Общее понятие документа

Многие термины существуют на сегодняшний день в доктринальных суждениях и законодательстве. Такая двойственность является позитивным фактором, так как она позволяет вывести наиболее точные и грамотные понятия. Что касается документа, то его значение также существует в нескольких вариациях. Наиболее упрощенный доктринальный вариант говорит о том, что документ – это материальный объект действительности, в котором содержится определенного рода информация. То есть термин характеризует носитель каких-либо ведомостей. Но существуют также иные способы трактовки понятия.

Организационные документы: виды, Распорядительные, Правовые

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы — комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Оглавление

Распорядительные
Правовые
Виды

Распорядительные

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации группа распорядительных документов включает:

постановления;
решения;
приказы;
распоряжения.

Каждый вид распорядительного документа предназначен для документирования деятельности учреждений и организаций разных уровней управления или власти, предприятий, организаций негосударственных организационно-правовых форм. Выбор конкретного вида для документирования распорядительной деятельности зависит от статуса и компетенции должностного лица, от порядка принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Первый руководитель издает приказы и дает указания.

Заместители директора, руководители крупных структурных подразделений издают распоряжения, указания.

Порядок рассмотрения вопроса на основе принципа коллегиальности предусматривает издание таких документов, как постановления и решения.

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям — достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

II. Категории и виды виз / КонсультантПлюс

18. В зависимости от цели въезда иностранных граждан в Российскую Федерацию и цели их пребывания в Российской Федерации иностранным гражданам выдаются визы следующих категорий:

а) дипломатическая (ДП);

б) служебная (СЛ);

в) обыкновенная (О);

г) транзитная (ТР1 или ТР2);

д) виза временно проживающего лица (ВП).

19. Дипломатическая виза выдается на основании решения Министерства иностранных дел Российской Федерации о выдаче иностранному гражданину визы, направленного в дипломатическое представительство или консульское учреждение Российской Федерации, при наличии соответствующего обращения (вербальной ноты) министерства иностранных дел, дипломатического представительства или консульского учреждения иностранного государства либо представительства международной организации в Российской Федерации, представленного в уполномоченный государственный орган.

20. Дипломатическая виза выдается следующим иностранным гражданам, имеющим дипломатический паспорт:

а) главам иностранных государств, главам правительств иностранных государств, членам иностранных официальных делегаций, членам семей указанных лиц, следующим с ними, и сопровождающим их лицам - однократная или двукратная на срок до 3 месяцев, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации;

б) дипломатическим агентам дипломатических представительств и консульским должностным лицам консульских учреждений, сотрудникам представительств международных организаций в Российской Федерации, за которыми Российской Федерацией признается дипломатический статус, членам семей указанных лиц - однократная или двукратная на срок до 3 месяцев с последующим ее продлением на срок до 1 года путем выдачи многократной дипломатической визы, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации;

Виды транспортных документов

На сегодняшний день существуют различные виды транспортных перевозок: морские, автомобильные, железнодорожные и авиаперевозки. Для того чтобы осуществить тот или иной вид транспортировки грузов необходимо ознакомиться с видами транспортных документов .

Коносамент - документ, удостоверяющий право собственности на отгруженный товар. Он выдается владельцу груза перевозчиком.

Функции коносамента:

является товарораспорядительным документом; подтверждает договор перевозки товара; выполняет функцию расписки перевозчика в получении груза для транспортировки; является товарно-транспортной накладной. Изначально коносамент был применим к морским грузоперевозкам. Сегодня коносамент охватывает  перевозки других видов транспорта (сквозной коносамент).

Виды коносамента:

ордерный (является классическим): указан грузополучатель, который обладает правом передать право на груз другому лицу с помощью передаточной надписи (индоссамента) и вручения; бортовой : выдача судовладельцем такого вида коносамента означает, что груз погружен на борт судна; коносамент для погрузки на борт судна : подтверждение того, что товары приняты для погрузки; чистый коносамент : коносамент, в которой указано, что товар не содержит дефектов; коносамент с оговоркой : выдается при обнаружении дефектов товара; оборотный : может передаваться от одного владельца другому; именной : содержит фамилию получателя груза, отсутствует указание передачи груза по его приказу; на предъявителя : передается простым вручением, используется редко; линейный пароходный коносамент : содержит все условия договора перевозки; чартерный (фрахтовый) : содержит отдельные условия договора перевозки; сквозной : используется при перевозке грузов  несколькими судоходными линиями.

Штурманская расписка удостоверение судовладельца в принятии товара к транспортировке. Данный документ выписывает помощник капитана. Штурманская расписка содержит данные о состоянии товара, позволяет перевозчику выдать коносамент.

Шпаргалка делопроизводителя

Что такое бланк?

Согласно бланк документа  — это лист бумаги стандартного формата, на котором нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Информацией могут быть: название вида документа, справочные данные об организации.

В бланк документа обязательно включаются реквизиты , идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации — автора документа («Фрегат»), ее ведомственная принадлежность (Министерство культуры) и организационно-правовая форма (ООО), юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.

Для оформления документов в электронном виде используют электронные шаблоны бланков , которые позволяют создавать юридически полноценные документы. Они воспроизводят все реквизиты в электронном виде, что и бумажные бланки. Используются многократно.

Образец бланка документа

Какие бывает бланки?

Общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма).

Бланк письма.

Бланк приказа, распоряжения (конкретного вида документа).

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

Бланки документов изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию. Расположение реквизитов на бланке не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

На  продольном бланке указывают название организации, вид документа и другие необходимые реквизиты, которые размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов ( приказ, распоряжение ).

Наиболее удобным и экономичным является угловой бланк . В этом случае правая сторона верхней части листа используется для размещения реквизитов «Адресат» и  «Гриф утверждения» , резолюций.

Образец углового бланка

Угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов , договоров, актов , инструкций и  писем , где есть реквизит «Адресат».