Электронный документ: понятие, структура, виды, реквизиты
Опубликовано: 15.05.2018Сейчас практически все уважающие себя предприятия отказываются от бумажного документооборота, заменяя его более современным. Электронный документ– наиболее актуальная форма существования всех современных файлов, содержащих в себе огромное количество важнейшей информации.
Основные преимущества
Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.
— самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.
Что понимать под ЭД
Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).
Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь – корректно обрабатывать все существующие данные.
Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.
Все задокументированные материалы, которые были переведены в электронный формат, подходят для обработки в существующих информационных структурах и передачи по ТКС. Все эти файлы поддаются аналитической обработке, которую можно производить с помощью информационных систем.
Нормативные документы - это что?
Нормативные документы - это акты, в которых содержатся общие принципы, правила, характеристики, относящиеся к определенным видам деятельности либо к их результатам. Такое определение установлено в ГОСТ Р 1.0 - 92. Указанные акты доступны широкому кругу пользователей (потребителей). Рассмотрим далее, какие нормативные документы существуют в РФ.
ФЗ "О стандартизации"
В соответствии с указанным Законом, выделяют следующие нормативные документы:
Государственные стандарты. Их разрабатывают на услуги, работы, товары. Такие нормативные документы принимает Госстандарт РФ. Если стандарты относятся к архитектурной, строительной, промышленной сфере, их утверждает Госстрой России. Такие нормативные документы - это и обязательные к исполнению, и рекомендательные акты. К первым, в частности, относят стандарты безопасности услуг, продуктов, работ, процессов для здоровья человека, имущества, окружающей среды, санитарные правила, информационной и технической совместимости, взаимозаменяемости товаров, маркировки и методов контроля. Отраслевые стандарты. Рекомендации, нормы, правила регионального и международного характера, принимаемые в соответствии с требованиями законодательства. Стандарты предприятий и их объединений (ассоциаций, концернов, союзов, АО, межотраслевых и прочих обществ). СТО. Они представляют собой стандарты инженерных и научно-технических объединений.
Другие типы актов
ОКТЭИ также выступают как нормативные документы. Этообщероссийские классификаторы, содержащие технико-экономическую информацию. К рассматриваемой категории относят и стандарты, утвержденные в советский период, если они не противоречат действующему сегодня законодательству. Существуют и другие нормативные документы. Это, например:
Правила по стандартизации (ПР). Технические условия(ТУ). Рекомендации по стандартизации (Р).Логика
В процессе стандартизации вырабатываются нормы, правила, требования, характеристики, касающиеся объекта стандартизации, оформляемые в виде нормативного документа.
Рассмотрим разновидности нормативных документов.
Стандарт — это нормативный документ, разработанный на основе консенсуса, утвержденный признанным органом, направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области. В стандарте устанавливаются для всеобщего и многократного использования общие принципы, правила, характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Стандарт должен быть основан на обобщенных результатах научных исследований, технических достижений и практического опыта, тогда его использование принесет оптимальную выгоду для общества.
Предварительный стандарт— это временный документ, который принимается органом по стандартизации и доводится до широкого круга потенциальных потребителей, а также тех, кто может его применить. Информация, полученная в процессе использования предварительного стандарта, и отзывы об этом документе служат базой для решения вопроса о целесообразности принятия стандарта. Стандарты бывают международными, региональными, национальными, административно-территориальными. Нормативный документ, в том числе и стандарт, считается признанным техническим правилом, если он разработан в сотрудничестве с заинтересованными сторонами путем консультаций и на основе консенсуса. Указанные выше категории стандартов называют общедоступными. Другие же категории стандартов, такие, как фирменные или отраслевые, не являясь таковыми, могут, однако, использоваться и в нескольких странах согласно существующим там правовым нормам.
Виды и разновидности деловой переписки
По каким основаниям можно классифицировать деловую переписку? Это могут быть: территория, область применения, тематика и др. Наиболее актуальной для cекретарей является классификация писем по назначению в деловой деятельности. Группы писем и их разновидности. Примеры текстов.
Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан. Об основаниях классификации деловой переписки, классификации писем по назначению в деловой деятельности читайте в статье.
Основания для классификации деловой переписки
Наиболее важной для ведения переписки в деловой деятельности представляется классификация переписки по следующим основаниям:
Основания классификации Примеры 1 2 Территория Письма внутри страны (внутренняя переписка), международная переписка Вид связи, используемойдля доставки сообщениякорреспонденту Деловые (служебные) письма - документы, направляемые адресату(организации или лицу) по почтовой связи. Виды деловой переписки, пересылаемые по каналам электросвязи: Телеграмма - документ информационно-справочного характера, составляемыйорганизацией (лицом) и направляемый адресату (организации или лицу) потелеграфной сети общего пользования. Телекс - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной)сети. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа(письменного, графического, изобразительного), в т. ч. делового письма,переданного по факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый иполучаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно -телекоммуникационной сети Область применения Управленческая переписка - переписка в сфере административного управления; коммерческая переписка - переписка в сфере предпринимательской деятельности; производственная переписка - переписка в сфере производстватоваров и услуг; личная переписка - переписка вне сферы официальныхотношений Статус автора Письма организаций (юридических лиц), письма физических лиц (граждан) Количество адресатов Деловые письма, направляемые: в один адрес, в несколько адресов Роль в информационномобмене Инициативные письма, письма-ответы Уровень типизации текста Письма, составляемые на основе унифицированных форм, нерегламентированныеписьма Место в иерархии органоввласти и управления и т. д. Письма вышестоящих организаций, подведомственных организаций,сторонних организаций Тематика Письма по финансовым вопросам, по вопросам материально-техническогообеспечения, по правовым вопросам и др. Характер воздействия на адресата Деловые письма - письма, составляемые для разрешения вопросов деловойдеятельности; этикетные письма - письма, составляемые для воздействия наэмоциональную сферу адресатаКлассификация писем по назначению в деловой деятельности
Наиболее сложной является классификация писем по назначению в деловой деятельности. С этой точки зрения можно выделить несколько групп писем, каждая из которых представлена несколькими разновидностями: 1. Письма информационного характера - письма, основным назначением которых является ин-формирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей.
Виды документов, удостоверяющих личность налогоплательщика. СНИЛС
Виды документов, удостоверяющих личность
Код
Наименование документа
Примечание
01 Паспорт гражданина СССР Паспорт, удостоверяющий личность гражданина СССР и действующий на территории РФ до 31 декабря 2003 года 02 Загранпаспорт гражданина СССР Паспорт, удостоверяющий личность гражданина РФ за пределами РФ, образца до 1997 года 03 Свидетельство о рождении Для лиц, не достигших 16-летнего (с 01.10.97 г. -14-летнего) возраста 04 Удостоверение личности офицера Для военнослужащих (офицеров, прапорщиков, мичманов) 05 Справка об освобождении из места лишения свободы Для лиц, освободившихся из мест лишения свободы 06 Паспорт Минморфлота Паспорт моряка Минморфлота СССР (РФ), выданный до 1997г. 07 Военный билет солдата (матроса, сержанта, старшины) Военный билет для солдат, матросов, сержантов и старшин, проходящих военную службу по призыву или контракту 08 Временное удостоверение, выданное взамен военного билета 09 Дипломатический паспорт гражданина РФ Дипломатический паспорт для граждан РФ 10 Иностранный паспорт Заграничный паспорт для постоянно проживающих за границей граждан, которые временно находятся на территории РФ 11 Свидетельство о регистрации ходатайства иммигранта о признании его беженцем Для беженцев, не имеющих статуса беженца 12 Вид на жительство Вид на жительство в РФ 13 Удостоверение беженца в РФ Для беженцев 14 Временное удостоверение личности гражданина РФ Временное удостоверение личности гражданина РФ по форме 2П 15 Разрешение на временное проживание в РФ 18 Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории РФ 21 Паспорт гражданина РФ Паспорт гражданина РФ, действующий на территории РФ с 1 октября 1997 года 22 Загранпаспорт гражданина РФ Паспорт, удостоверяющий личность гражданина РФ за пределами РФ, образца 1997 года 23 Свидетельство о рождении, выданное уполномоченным органом иностранного государства Для лиц, не достигших 16-летнего (с 01.10.97 г. -14-летнего) возраста 24 Удостоверение личности военнослужащего РФ 26 Паспорт моряка Паспорт моряка (удостоверение личности гражданина, работающего на судах заграничного плавания или на иностранных судах) образца 1997 г. 27 Военный билет офицера запаса Военный билет офицера запаса 91 Иные документы, выдаваемые органами МВД Иные выдаваемые органами внутренних дел РФ документы, удостоверяющие личность гражданина
Что такое подтверждение оплаты? Документ подтверждения оплаты
Транзакционная операция в банке или ФНС невозможна без документа подтверждения оплаты. Чек или выписка, а также справка об отсутствии задолженности - любой из этих документов является доказательством совершенного платежа. Но внешний квитанций вид в каждой организации может отличаться от признанного образца, как и требования при внесении средств.
Зачем требуется подтверждение оплаты?
При внесении денег за кредит или ежегодном погашении налога гражданам рекомендуется сохранять выданные оператором (или терминалом) чеки. Они являются доказательством совершения операции в случае возникновения спорных моментов.
Например, жильцу пришло уведомление о наличии задолженности в ФНС. Наличие документа на руках, выданного после транзакции, будет подтверждением оплаты налогов.
Отсутствие чеков значительно усложняет возможность доказать реальность совершения платежа. Несмотря на переход в режим электронной оплаты, в 50 % случаев государственные учреждения принимают к рассмотрению претензии только при наличии "бумажной" копии справок.
Что является подтверждением оплаты?
Согласно статье 861 Гражданского Кодекса РФ, в России существует 2 способа оплаты: с использованием реальных денег и безналичных. Расчеты между юридическими лицами на 100 % должны совершаться в безналичной форме. К физическим лицам законодательство РФ жестких требований не применяет.
В качестве подтверждения оплаты, согласно статье 220 Налогового кодекса РФ, допускается использовать:
приходно-кассовый ордер; чек, товарный или кассовый; выписку; акт о передаче средств; иные справки, оформленные и заверенные надлежащим образом.Что такое документ? Типы документов организации. Кадровое делопроизводства
Бумаготворчеством занимается любое частное и государственное предприятие. Без него просто невозможно вести любой учет. При работе часто используются такие понятия, как «нормативка», «кадры», «формы», «образцы», «документ». Типы документов подразделяются на несколько видов в зависимости от назначения. Рассмотрим основные из них, а более подробно остановимся на кадровом делопроизводстве.
Ведение учета
Деятельность любой организации невозможна без документального сопровождения. Кроме специфических бухгалтерских и кадровых бумаг, существует и ряд других. Все они подразделяются на определенные виды и имеют соответствующий им тип. Рассмотрим, что означает понятие «документ». Типы документов любого содержания очень схожи между собой благодаря наличию одинаковых элементов. Информация, формализованная по единым требованиям, позволяет систематизировать данные и намного упрощает деятельность организации. Ниже приведен перечень атрибутов, присутствующих на основных бумагах организации, независимо от того, в каком виде они выполнены – в бумажном или электронном.
Обязательные элементы документа
Любая оформленная нормативным образом информация должна соответствовать особым требованиям внешнего вида и содержания. На документе обязательно должен присутствовать ряд атрибутов:
- Дата. Актуальность информации представлена этим главным показателем.
- Номер. Создается обычно по утвержденной номенклатуре или же может непосредственно изменяться вместе с другими показателями, например датой.
- Наименование органа, создавшего документ. Как правило, эти данные в одной организации не изменяются, указывается лишь структурная принадлежность.
- Печать. Ее отсутствие на документе делает его неправомочным. В большинстве случаев на документе этот элемент неразрывно связан со следующим атрибутом.
- Подпись. Заверение информации данным образом является основным подтверждением правильности данных. Но ручного или электронного «росчерка» должностного лица на документе бывает недостаточно. Официальное вступление в силу в большинстве случаев происходит только при наличии печати.
- Штамп. Не имеет такой юридической силы, как печать. Содержит информацию о наименовании организациии ее реквизитах. Но главное его предназначение – учет отправляемой информации путем проставления даты и порядкового номера.
Устройство сауны в квартире многоквартирного дома
Для многих владельцев загородных домов и дачных участков домашняя сауна стала уже привычным удовольствием. Ее сухая жаркая атмосфера способствует расслабляющему отдыху, восстановлению сил и улучшению настроения.
А как быть жителям городских многоэтажек, которые тоже хотят побаловать себя лечебным жаром? Возможно ли обустроить сауну прямо в квартире? До недавнего времени эта идея казалась невероятной. Однако это вполне реально, хотя и хлопотно с точки зрения получения необходимых разрешений.
Давайте разбираться, какие нормативы регулируют проектирование саун, какие способы ее монтажа существуют в процессе ремонта квартиры или после его завершения.
Сауна – помещение с печью, но без водяного бака, обшитое деревом.
Температурный режим от 70 до 120 градусов.
Сухое парение достигается за счет низкой влажности помещения – не более 20 процентов.
Инфракрасные кабины к саунам относить нельзя вследствие использования других принципов нагревания инфракрасным излучением.
1. СОГЛАСОВАНИЕ
Наличие сауны в многоквартирном доме признается допустимым и регулируется следующими нормативными документами в строительстве:
СНиП (Строительные нормы и правила) 31-01-2003 "Здания жилые многоквартирные" СП (Свод правил) 31-107-2004 "Архитектурно-планировочные решения многоквартирных жилых зданий".Основные рекомендации данных документов при проектировании саун
Необходимо соблюдать минимальные и максимальные объемы парильной – в пределах от 8 до 24 квадратных метров. Под потолком сауны должен быть установлен дренчер (насадка-разбрызгиватель воды) или перфорированный сухотруб, присоединенный за пределами сауны к внутреннему водопроводу. Допустимо использование для нагрева только специальной печи заводского изготовления, которая автоматически отключается при достижении температуры в 130 градусов и после непрерывной работы в течение 8 часов. Древесные материалы, которые используются при устройстве саун, должны иметь специальную пропитку, защищающую от гниения и возгорания.Вам понадобится изготовление проекта, который нужно согласовать:
с Жилищной инспекцией; с Инспекцией Государственного архитектурно-строительного надзора; с ТСЖ или иной обслуживающей организацией; с Санитарно-эпидемиологической службой; с Государственной противопожарной службой; с Управлением Роспотребнадзора.Указанные рекомендации согласованы с Государственной жилищной инспекцией города Москвы и актуальны для жителей Московского региона. Жителям иных регионов необходимо дополнительно уточнить требования местных органов власти.
Государственность России: Виды и разновидности документов советского периода (1917–1991 годы): Словарь-справочник
Государственность России: Виды и разновидности документов советского периода (1917–1991 годы): Слов.-справ. / Сост.: И.В. Сабенникова, Н.И. Химина. М.: Наука. 2016. – 590 с. – 430 экз.
Вышедший в свет фундаментальный словарь-справочник завершает крупный научный проект «Государственность России» [1] , реализованный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Он имеет значительный опыт подготовки справочных изданий по досоветской государственности, среди которых шесть книг, охватывающих систему учреждений и органов (государственных, церковных, сословных, местного самоуправления), должностей, чинов, званий, санов, а также создававшейся ими документации на протяжении конца XV в. – февраля 1917 г. [2]Впервые в мировой и отечественной практике институт подготовил и опубликовал словарь-справочник, раскрывающий состав документации теперь уже советского периода.
В данном издании представлено три ключевых направления изучения документирования деятельности советского периода: государство, личность и изменение научных и технических коммуникаций. В его статьях показано, как осуществлялось управление государством на высшем, среднем и низшем уровнях, отражался в документах жизненный путь советского человека от рождения до смерти, развивалась научно-техническая документация. Это делает работу актуальной, поскольку до сих пор недостаточно изучены процессы эволюции видов и разновидностей документов на всем протяжении советской эпохи, следующие за изменениями в структуре государственного аппарата и расширением сфер документирования новых направлений государственного строительства за весь советский период. При том, что общепризнано: документ как носитель целенаправленно отобранной информации отражает специфику эпохи, является ценным историческим источником.